🏙️ Okres Przechowywania Dokumentacji Pracowniczej Wzór

Znowelizowane przepisy, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 roku, pozwalają pracodawcom w stosunku do nowozatrudnionych pracowników na przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł). Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w 2) osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 94 9 § 3 Kodeksu pracy. 2. Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 94 9 § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. 3. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji Przywilej przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej przez 10 lat obowiązuje w stosunku do wszystkich zatrudnionych od 1 stycznia 2019. Okres ten Nowe przepisy przewidują co do zasady obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat. W niektórych przypadkach nadal zastosowanie ma jednak 50-letni okres. Decydujące Brakowaniem dokumentacji nazywamy wydzielenie i przekazanie do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął. Okres przechowywania dokumentów, ustalony w wykazie akt podmiotu lub kwalifikatorze dokumentacji, zawsze liczony jest w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego 12 개의 새로운 답변이 업데이트되었습니다. 질문에 대한: "wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej - Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej"? 자세한 답변을 보려면 이 웹사이트를 방문하세요. 3204 보는 사람들 zastosowanie (co do zasady) 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jest to zatem wystarczający okres, w przypadku którego ewentualne przyczyny które uzasadniają przedłużenie 10-letniego okresu, ziszczą się w praktyce w okresie 50-letniego przechowywania dokumentacji. Natomiast w zakresie, w jakim do archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym emIbJ. Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki). Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór